ビジネスマナー｜報告・メール・情報管理の基礎問題
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問題 1
明日正午が期限の資料について、必要なデータが届かず遅れる可能性が高くなった。現時点の対応として最も適切なものはどれか。
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遅延が見込まれた時点で状況と影響を共有すれば、上司は支援や優先順位の変更を判断できます。期限後まで待つと調整の時間を失います。
問題 2
在宅勤務中、顧客向けサービスに重大な障害を見つけた。社内には緊急連絡先と手順がある。最初の連絡として最も適切なものはどれか。
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重大障害では所定の緊急手順を使い、確認済みの事実を速やかに伝えます。定例会議まで待つのは遅く、未確認の原因を断定するのも不適切です。
問題 3
同僚に相談して教えてもらった方法で、顧客からの問い合わせを解決できた。その後の対応として最も適切なものはどれか。
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結果の共有により、相談相手は助言が役立ったか確認でき、チームの知識にもなります。感謝を伝えることも協力関係を保つ基本です。
問題 4
互いに面識のない50人の顧客へ同じ案内を送る。専用配信システムはなく、受信者同士にアドレスを知らせる必要もない。最も適切な宛先設定はどれか。
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BCCの宛先は他の受信者へ表示されません。ToやCCでは顧客同士にアドレスが見えます。BCCを使う場合も送信前の宛先確認は必要です。
問題 5
同姓の取引先が複数登録されているメールソフトで見積書を送る。誤送信を防ぐ行動として最も適切なものはどれか。
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表示名だけでなく会社名とアドレスを確認し、本文と添付も照合します。自動補完は別人を選ぶ可能性があり、最終確認の代わりにはなりません。
問題 6
社長の表示名を使った外部メールから、「秘密なので誰にも相談せず、今すぐ指定口座へ振り込んでほしい」と届いた。最も適切な対応はどれか。
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表示名は偽装できます。受信メールへ返信せず、既知の別経路で本人確認し、承認・報告手順を守ることでビジネスメール詐欺を防ぎます。
問題 7
日本語を学習中の同僚へ「いい感じに前倒しで」と伝えたが、期限が正しく伝わらなかった。改善策として最も適切なものはどれか。
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曖昧な表現を具体的な日時と行動へ置き換え、理解を確認します。伝達の失敗を相手だけの責任にせず、伝え方も改善することが大切です。
問題 8
30分のオンライン定例会議で、毎回議題が定まらず時間を超過している。主催者が事前に行う改善として最も適切なものはどれか。
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目的と議題の事前共有により、参加者は必要な情報を準備でき、限られた時間を論点に使えます。参加者を増やすだけでは改善しません。
問題 9
顧客の個人情報を含む作業が終わらず退社時刻になった。会社は私物端末への送信を禁止し、承認済みのリモート作業手順を定めている。最も適切な対応はどれか。
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仕事目的でも社内規程を回避してはいけません。承認済みの環境を使うか、上司と期限を調整します。ファイル名の変更では内容を保護できません。
問題 10
不審なメールの添付ファイルを誤って開いたが、画面には変化がない。会社にはセキュリティ事故の報告窓口がある。最も適切な行動はどれか。
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見た目に変化がなくても不正な処理の可能性があります。速やかな報告で調査と封じ込めを始められます。自己判断の初期化は状態や証拠を変えかねません。