ビジネスマナー｜時間管理・指示確認・業務調整問題
問題 1
取引先向け説明会は10時開始で、受付と機材確認に10分ほど必要である。先方から到着時刻の指定はない。移動計画として最も適切なものはどれか。
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開始時刻は到着目標ではなく、準備を終えて説明を始める時刻です。必要な10分に加えて移動の小さな遅れも見込みます。時刻ちょうどの到着では、受付だけで開始に遅れます。
問題 2
上司から「前回と同じ区分で登録して」と指示されたが、前回の案件には二つの区分が使われており、どちらか判断できない。最も適切な対応はどれか。
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結果を左右する条件が曖昧なため、候補を示して登録前に確認します。推測で登録すると手戻りにつながり、黙って保留すると作業が止まっていることも共有できません。
問題 3
15時締切の月次報告を作成中に、上司から「昼までの集計」と「明朝使う提案書」の二つを追加で頼まれた。三つを予定どおり終えられるか不明で、優先順位も示されていない。まず何をすべきか。
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期限の異なる業務が競合しているので、現在の進捗と制約を示して優先順位を確認します。依頼順や自分の好みだけで決めると、上司が重視する期限を外すおそれがあります。
問題 4
外出中の課長宛てに顧客から電話があり、「本日中に折り返してほしい」と頼まれた。伝言として最も適切なものはどれか。
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折り返しに必要な相手の情報と用件、時間を正確に記録し、復唱で聞き違いを防ぎます。電話があった事実だけでは連絡先や緊急度が分からず、私用番号の無断開示も不適切です。
問題 5
半日の外出から戻ると未読メールが40件あり、30分後に顧客サービスへ影響する可能性がある警告、翌日締切の承認依頼、参考共有などが混在していた。最初の整理方法として最も適切なものはどれか。
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この受信箱には、短時間で顧客へ影響し得る連絡が含まれます。まず期限と影響を見て優先度を判定します。受信順だけでは、古くても低優先の連絡を先に処理することになります。
問題 6
30分後が締切の作業中、上司から翌日午後締切の追加依頼がメールで届いた。内容は理解でき、現在の作業後なら着手できる。最も適切な返信はどれか。
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受領と対応見込みを返せば、上司は指示が届いたことを確認できます。翌日まで無応答にする必要はなく、期限に余裕がある依頼のために直近の締切を無断で外すのも適切ではありません。
問題 7
上司から頼まれた集計を終えたが、上司は取引先から直帰した。成果物は指定フォルダへ保存済みで、社内には承認された連絡ツールがある。退社前の対応として最も適切なものはどれか。
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完了報告に保存場所と確認事項を添えると、上司は不在でも成果を確認できます。指定場所へ保存しただけでは完了したか分からず、私用ツールへの再送は情報管理上も避けます。
問題 8
部門横断会議の日程調整を任された。部門長は必須参加者で、ほかに5人が参加する。日程を効率よく確定する進め方として最も適切なものはどれか。
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必須参加者と会議条件を先に押さえ、共通の候補を全員へ同時に示すと調整の往復を減らせます。担当者の都合だけで決めると、必須参加者が出席できない可能性があります。
問題 9
社内レビュー担当者へ資料を送った直後、参照表が旧版だったことに気づいた。まだ社外には送られていない。最も適切な対応はどれか。
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社外送付前でも、レビュー担当者が旧版を使い続けないよう事実と影響を伝えます。そのうえで修正版への切替えと再発防止を相談します。黙って差し替えるだけでは、既に保存された旧版を止められません。
問題 10
出勤途中に鉄道が止まり、始業前の開店準備に間に合わない可能性が高い。自分はレジ起動の担当で、代行できる研修済みの同僚がいる。最も適切な対応はどれか。
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遅刻の可能性が高い時点で所定の経路へ連絡し、直近の担当業務も引き継ぎます。復旧確定まで待つと、職場が代行を手配する時間を失います。個人SNSだけでは正式な連絡にもなりません。