秘書技能検定3級｜実務判断・ケース問題01
問題 1
上司の旧知だと名乗る人から電話があり、「今日訪問する会社名と会食場所を教えてほしい」と頼まれた。上司から予定を伝えてよいとの指示はなく、相手の本人確認もできていない。秘書の対応として最も適切なものはどれか。
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予定の一部でも、訪問先や居場所は業務上の機密になり得ます。本人確認と開示権限がないため、その場では答えず、相手の情報と用件を記録して定められた方法で上司へ確認します。私用番号の無断開示や、事実と異なる説明も適切ではありません。
問題 2
取引先へ送る前の案内状について、先輩から「相手の役職名が旧表記になっている」と指摘された。秘書の受け止め方として最も適切なものはどれか。
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注意や忠告は感情的に反発せず受け止め、事実を確認して修正へつなげます。この場合は案内状だけでなく、誤りの元になった宛先データも確認すると再発を防げます。原因の説明だけで誤表記を残したり、責任を他者へ移したりする対応は不適切です。
問題 3
取引先の役員が社長に就任するらしいとの情報を営業担当者から聞き、上司から「お祝いの準備に必要なことを調べて」と指示された。最初に行うこととして最も適切なものはどれか。
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慶事の手配では、うわさのまま進めず、正式な事実と時期、相手との関係、社内基準を確認してから方法を決めます。正式発表の一部や過去の例だけでは、今回に適した手配か判断できません。調査をせず上司へ判断を戻すだけでは、指示された準備にもなりません。
問題 4
上司宛ての贈答品が届いたが、会社の受領基準に該当するか秘書だけでは判断できない。送り主の名刺と品物には確認できる破損がない。最初の対応として最も適切なものはどれか。
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受領可否を独断できないときは、誰から何をいつ受け取ったかを記録し、状態を保って規程と権限者へ確認します。価格や過去例だけで判断できるとは限らず、確認なしの返却も先方との関係に影響します。記録せず置くだけでは、受領経緯と対応状況を追跡できません。
問題 5
社内会議の1時間前、会議室で発表する予定だった担当者から、交通障害のためオンライン参加へ変更したいと連絡があった。会議責任者は別の打合せ中で、会議室の接続準備はまだ行われていない。秘書がまず進める対応として最も適切なものはどれか。
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参加方法の変更には責任者の判断と、接続環境、資料、参加者への連絡が関係します。秘書は独断で議題や開催時刻を変えず、責任者へ報告すると同時に実施可能性を確認して準備します。接続できるとの思い込みだけでは、会議開始後の混乱を防げません。
問題 6
会議後に議事録案を回覧したところ、出席者の一人から「この案にある決定は保留になったはずだ」と連絡があった。議事録はまだ承認前で、秘書のメモにも判断できるほどの記録がない。最も適切な対応はどれか。
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記録だけで決定か保留かを判定できないため、作成者の推測や多数決で内容を決めてはいけません。議事録案の状態を維持して責任者や関係者へ確認し、所定の承認を経て訂正します。異議を無視することも、確認なしに削除することも正確な事後処理になりません。
問題 7
20社分の案内状を封入して集荷を待っているとき、同僚から「一通に別会社向けの申込書を入れたかもしれない」と報告があった。封筒の外見から該当分を特定できず、まだ発送されていない。最も適切な対応はどれか。
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誤封入の疑いがあり対象を特定できない以上、発送前に止めて確認すれば情報の誤送付を防げます。一通の抽出確認や記憶だけでは他の封筒の正しさを証明できません。発送後の訂正より、未発送の段階で全体を確実に直す方が適切です。
問題 8
同じ部署の社員から、取引先との打合せに使うため契約関係の原本ファイルを2時間借りたいと頼まれた。社員には閲覧権限があり、社内では原本の貸出記録を残す決まりである。秘書の対応として最も適切なものはどれか。
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閲覧権限があり、貸出手順も定められているので、その手順で所在と返却予定を追跡します。部署内でも記録がなければ必要な人が所在を確認できません。一方、規程上可能な貸出を秘書の独断で全面禁止するのも適切ではありません。
問題 9
上司から「午後の会議用に、国内市場の直近3年間の販売数量を調べ、変化が分かるようにまとめて」と頼まれた。最も適切な進め方はどれか。
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「国内市場」「直近3年間」「販売数量」という条件をそろえ、比較できる資料として整理する必要があります。出典と基準時点を残せば、上司が数値の意味と新しさを確認できます。古い資料の無確認転記やURLの羅列では、会議で使える情報になりません。
問題 10
翌朝、80人分の会議資料を印刷する予定だが、複合機のトナー残量が少ないことに気付いた。予備在庫はなく、秘書には通常の補充品を発注する権限がある。対応として最も適切なものはどれか。
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大量印刷と期限が分かっているため、在庫切れになる前に必要量、納期、代替手段を確認して手配します。権限内の補充でも、会議への影響や代替策を関係者と共有しておくと安全です。私費購入や他部署からの無断転用は、在庫・経費管理を乱します。